Kako potaknuti zaposlenike da iskoriste prilike na radnom mjestu uz pomoć bihevioralne znanosti

Kada organizacije zaposlenicima nude korisne programe, poput profesionalnog razvoja, novih digitalnih tehnologija ili inicijativa za dobrobit, lako se zanijeti i pretpostaviti da će zaposlenici automatski uvidjeti njihove koristi i iskoristiti ponuđene prilike. Međutim, stvarnost pokazuje suprotno—mnogo zaposlenika ne iskorištava ove prilike. Zašto je to tako? I što organizacije mogu učiniti da potaknu zaposlenike na akciju?

Bihevioralna znanost nam pomaže razumjeti zašto ljudi često donose odluke koje se čine nelogičnima ili suboptimalnima, poput neiskorištavanja prilika za osobni i profesionalni razvoj. Također nam pomaže razumjeti zašto zaposlenici oklijevaju usvojiti nova digitalna rješenja ili se ne prijavljuju za ponuđene profesionalne edukacije. Rješavanjem psiholoških i organizacijskih prepreka koje sprječavaju sudjelovanje, lideri mogu značajno povećati angažman zaposlenika. U ovom članku istražujemo ključne prepreke, analiziramo bihevioralne aspekte koji mogu pomoći u njihovom prevladavanju, te donosimo studije slučaja koje ilustriraju praktične primjene za povećanje sudjelovanja.

Ključne prepreke za sudjelovanje zaposlenika

Ljudi često ne koriste korisne prilike zbog različitih kognitivnih i bihevioralnih barijera. Cass Sunstein i Dafna Bearson identificirali su nekoliko ključnih razloga:

1. Troškovi učenja: Vrijeme i trud potrebni za razumijevanje prilika, kriterija podobnosti i procesa često obeshrabruju zaposlenike. Kada je informacija teško dostupna ili komplicirana, sudjelovanje postaje izazov.

2. Administrativni troškovi ("troškovi usklađivanja"): Složena papirologija i zahtjevi mogu uzrokovati trenje koje sprečava zaposlenike da se uključe u program.

3. Psihološki troškovi: Stigma, frustracija i osjećaj smanjenog samoodređenja također mogu biti prepreke. Ljudi se mogu bojati negativnih društvenih osuda ili osjetiti da gube neovisnost.

4. Oskudica i složenost: Nedostatak vremena, novca ili kognitivne sposobnosti može otežati donošenje optimalnih odluka. Složene opcije mogu preopteretiti ljude, što vodi do pasivnosti.

5. "Gnjavaža i mulj" (Hassle and Sludge): Administrativne prepreke, poput papirologije i složenih zahtjeva, značajno utječu na sudjelovanje, pogotovo u kombinaciji s pristranostima poput odugovlačenja.

6. Pristranost prema sadašnjosti i pogrešna percepcija rizika: Zaposlenici često stavljaju veći naglasak na trenutne troškove, poput vremena potrebnog za ispunjavanje obrazaca, nego na dugoročne koristi. To vodi do odgađanja ili potpunog izbjegavanja sudjelovanja.

Bihevioralna rješenja za povećanje korištenja usluga i sudjelovanja u ponuđenim programima

Bihevioralna znanost nudi nekoliko strategija koje mogu pomoći pojedincima u prevladavanju ovih prepreka i donošenju boljih odluka:

• Pojednostavljenje procesa: Pojednostavljenje obrazaca za prijavu, pružanje jasnih uputa i smanjenje broja potrebnih koraka može smanjiti troškove usklađivanja i potaknuti sudjelovanje.

• Iskorištavanje društvenih normi: Ljudi su pod utjecajem postupaka drugih. Isticanje da većina zaposlenika ili “neformalne vođe” već sudjeluju u programu može stvoriti osjećaj društvenog dokaza i motivirati druge da se pridruže.

• Korištenje podsjetnika i poticaja: Jednostavni podsjetnici, poput obavijesti putem e-pošte ili pravovremenih poticaja, mogu pomoći ljudima prevladati zaboravljivost ili prokratinaciju.

• Automatsko uključivanje: Uključivanje pojedinaca prema zadanim postavkama, s mogućnošću da se isključe, umjesto zahtijevanja da se uključe, može značajno povećati stope sudjelovanja.

Studija slučaja 1: Digitalno osposobljavanje u proizvodnom poduzeću

Jedna proizvodna tvrtka koja je trebala da njezini zaposlenici usvoje novi digitalni alat za upravljanje proizvodnjom suočila se s otporom unatoč prednostima tog alata. Zaposlenici su bili navikli na stari sustav i novi su vidjeli kao potencijalnu smetnju u svom radu, što je dovelo do otpora prema promjenama. Glavne prepreke bile su prekomjerno povjerenje u trenutne prakse, nedostatak percipirane potrebe za promjenom i očekivani trošak učenja povezan s usvajanjem novog alata.

Kako bi riješila ove probleme, tvrtka je primjenila niz bihevioralnih uvida:

1. Preporuke ranih korisnika: Tvrtka je stvorila zajednicu ranih korisnika, kojima je pružena posebna obuka i priznanje za pionirsku ulogu. Ovi su zaposlenici djelovali kao interni zagovornici, dijeleći priče o uspjehu i ističući kako je alat poboljšao učinkovitost, čime su iskoristili utjecaj društvenih normi za poticanje usvajanja.

2. Uokvirivanje alata kao nadogradnje: Umjesto da se alat pozicionira kao nešto što će zamijeniti uloge zaposlenika, tvrtka ga je prikazala kao sredstvo za povećanje njihove sposobnosti donošenja strateških odluka automatiziranjem rutinskih zadataka. To je zaposlenike uvjerilo da nisu u opasnosti od zamjene.

3. Poticanje edukacije: Obuka je učinjena privlačnijom pružanjem malih, nefinancijskih poticaja, poput dodatnih pauza ili javnog priznanja. Edukacije su također bile dizajnirane kao modularne i pristupačne, čime se smanjio percipirani napor i vremenski angažman.

Ove su strategije dovele do stope usvajanja veće od očekivane u usporedbi s prethodnim inicijativama za promjene, što pokazuje učinkovitost kombiniranja društvenog utjecaja, uokvirivanja i smanjenja trenja za olakšavanje usvajanja nove tehnologije.

Studija slučaja 2: Programi financijske dobrobiti u maloprodajnom lancu

Veliki maloprodajni lanac uveo je program financijske dobrobiti koji je uključivao besplatno financijsko savjetovanje i subvencionirane planove štednje za zaposlenike. Unatoč očitim koristima, početne stope sudjelovanja bile su niske zbog nekoliko čimbenika: zaposlenici su smatrali da nemaju dovoljno vremena za sudjelovanje (oskudica), proces prijave bio je nezgodan (mulj), a podcijenili su buduću vrijednost štednje (pristranost prema sadašnjosti).

Maloprodajni lanac koristio je nekoliko intervencija:

1. Automatsko uključivanje s mogućnošću isključivanja: Umjesto da se oslanja na to da se zaposlenici prijave, tvrtka je automatski uključila sve zaposlenike u plan štednje, dajući im mogućnost isključivanja ako to žele. Ovaj je pristup iskoristio inerciju i smanjio napor prijave.

2. Podsjetnici i pojednostavljenje: Zaposlenici su primali jednostavne, personalizirane podsjetnike o terminima financijskog savjetovanja, ističući koliko je lako sudjelovati. Tvrtka je također smanjila broj obrazaca i koraka potrebnih za sudjelovanje.

3. Društveni dokaz: Svjedočanstva zaposlenika koji su imali koristi od programa dijeljena su u biltenima i na oglasnim pločama, pokazujući da mnogi njihovi kolege već sudjeluju i imaju koristi.

Kao rezultat toga, sudjelovanje u programu povećalo se za 40%. Zaposlenici su izvijestili da se osjećaju sigurnije u svoje financije, a oni koji su se uključili u financijsko savjetovanje češće su povećali svoje doprinose planu štednje.

Pet koraka za povećanje sudjelovanja zaposlenika

Kako bi povećali sudjelovanje zaposlenika, predlažemo sljedeće korake:

1. Revizija sudjelovanja: Pregledajte postojeće stope sudjelovanja i identificirajte barijere.

2. Razumijevanje zaposlenika: Tretirajte zaposlenike kao klijente s različitim potrebama, analizirajte njihove pristranosti i odluke.

3. Pojednostavljivanje: Smanjite složenost i administrativne prepreke.

4. Bihevioralni uvidi: Koristite društvene norme i poticaje za povećanje sudjelovanja.

5. Praćenje i prilagodba: Pratite sudjelovanje i redovito uklanjajte prepreke.

Zaključak

Povećanje sudjelovanja zaposlenika u korisnim prilikama zahtijeva više od same ponude programa. Potrebno je rješavati stvarne kognitivne i bihevioralne prepreke. Primjenom bihevioralnih strategija, organizacije mogu potaknuti zaposlenike na akciju i stvoriti angažiraniju i produktivniju radnu snagu.

Otključajte moć bihevioralne znanosti.

Javite nam se i naučite kako kreirati učinkovite programe za zaposlenike, povećati angažman i dizajnirati utjecajne bihevioralne intervencije.